Ocho puntos claves

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Antes de organizar cualquier evento debemos de seguir la ruta que marca una “mente administrativa”, contestando las ocho preguntas clave:

1. ¿Qué?

Se refiere al tipo de reunión y estilo de servicio. Definimos qué clase de evento queremos realizar; desayuno, comida, cena informal o formal. En este primer paso de la planeación pensamos en el menú, que es exactamente el programa que nos va a definir el resto de las actividades.

2. ¿A quién?

Determinar a quienes va dirigido el evento, edad, sexo, características personales.

3. ¿Para qué?

Se refiere a determinar los objetivos del evento: festejar a un familiar, reunir a un grupo de amigas que no se ven desde hace tiempo, cumplir con un compromiso, cerrar un negocio, etc.

4. ¿Con qué?

Son los recursos con los que contamos: humanos (meseros, cocineros, músicos), económicos (presupuesto), materiales (mobiliario y equipo, decoración), de espacio (jardín, local, salón) y tiempo.

5. ¿Cómo?

Es el procedimiento de las actividades que se van a realizar, distribuyéndolas de acuerdo a la importancia y el orden con el que se van a ejecutar. El organizador del evento dictará este punto.

6. ¿Quién?

Se refiere a distribuir por anticipado las funciones personales; quién va a comprar, invitar, servir, recibir. Hay que saber delegar.

7. ¿Cuándo?

Distribuir las actividades en cuanto al tiempo; una semana antes, un día antes, el mismo día o en el momento.

8. ¿Dónde?

Es la distribución de las actividades en el espacio; dónde voy a servir, dónde se van a sentar mis invitados, dónde se van a preparar las bebidas.

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