A la hora de organizar un evento hay que definir cuestiones básicas, tales como qué tipo de actividades se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.
Una vez claro definido el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del evento para que éste se desarrolle satisfactoriamente.
El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las actividades más habituales:
1. Elaboración de la lista de invitados
2. Envío de las invitaciones correspondientes
3. Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones
4. Contratación de catering
5. Contratación del grupo musical
6. Decoración del local
7. Contratación de transmisiones: micrófonos y atril en caso de posibles discursos, telefonía fija y móvil y proyectores
8. Compra de posibles obsequios a los asistentes
9. Contratación de edecanes que funjan como anfitriones y/o intérpretes dependiendo del evento.
