¿Cómo se organiza un evento?

¿Cómo se organiza un evento?

Organizar un evento es algo complejo, ya que intervienen muchas personas pero si este se hace con cierta planificación el resultado será un éxito. Aqui te decimo como es es el proceso de diseño, planificación y producción; sea un congreso, ceremonia, fiesta, convención, boda, festival u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Pasos para la planeación de un evento

1. Diseño y cotización: establece los objetivos y las expectativas que el cliente o anfitrión del evento tiene. Es básica una reunión de arranque.
2. Producción: el conjunto de actividades previas al evento; tiene por objeto la preparación de los recursos que componen el evento. Tratas principalmente con la contratación de proveedores.
3. Montaje: disposición de los recursos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
4. Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten
   las actividades planificadas y demás.
5. Desmontaje: retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento. Cierre de cuentas por pagar, se da por concluido el evento y se salda monetariamente al personal que colaboró en el servicio.
6. Evaluación de resultados: momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Decoración y ambientación del espacio del evento

Te recomiendo que cuando vayas a solicitar un presupuesto en materia de decoración cerciórate de los siguientes aspectos antes de acudir con la empresa que  va a decorar y ambientar tu evento.

Solicita el presupuesto de

1. Lugar del evento: es importante conocer el sitio donde se efectuará la recepción.
2. Número de invitados: es fundamental indicarle al profesional de la decoración
   la cantidad de personas que asistirán al evento, de ello depende el número de asientos, sillas, mesas, muebles, incluso espacios que se dispondrán en toda el área.
3. El estilo de la fiesta: este es el principal aspecto que debes indicarle a la decoradora, así que coméntale si quieres una fiesta temática, o bien un estilo clásico, moderno, minimalista, lounge, retro… etc. Si es posible, lleva contigo algunas fotos o revistas que reflejen tu gusto, esto será de gran utilidad.
4. Las flores: también es válido llevar fotos o revistas de algún centro de mesa o flor que sea de tu gusto. Es fundamental indicar si te inclinas por arreglos florales sencillos o suntuosos. También existen personas a quienes no les gusta el uso de las flores, así que no pases este aspecto por alto.
5. El color: si la empresa, el cumpleañero o el agasajado se identifican con un color en particular, trata de comunicarlo. Hay tonalidades que se ponen de moda en cierta época del año, pero aquí la fiesta es de usted.
6. Una vez que todos estos aspectos hayan sido aclarados, entonces la decoradora integrará un presupuesto de acuerdo al diseño. Luego, es aconsejable que tanto la decoradora como el interesado, revisen la cotización para ultimar detalles y ajustar aspectos que se consideren necesarios.

Música apropiada en un evento

Un punto clave en la organización de un evento, es elegir y programar la música adecuada. La música tiene que ser acorde a tu tipo de evento. Si es formal, puedes incluir violines, por ejemplo: un cuarteto de jazz, un pianista; o si es en un ambiente mexicano, puedes incluir, tríos, mariachis, marimbas, etc. Las orquestas siempre te darán esa atmósfera para lograr el mejor ambiente y manejar tu fiesta hasta el éxito total.

Algunos consejos:

1. Te sugerimos apartar la música para tu evento con la mayor anticipación posible. Para que la opción que prefieras no tenga compromisos para ese día y puedas contar con lo que tú elegiste.
2. Es conveniente hacer tu selección inmediatamente después de haber contratado el lugar del banquete.
3. Haz un listado de las piezas que son de tu agrado y entrégalas con anticipación al grupo.
4. Si eliges un grupo en vivo, acude a escucharlos a un evento donde se presenten para que no te lleves una sorpresa y compruebes si son de tu agrado.
5. Evalúa la edad promedio del los asistentes al evento, para que la música sea del agrado de todos.

El mobiliario, la mantelería y la cristalería

Es indispensable tomar en cuenta el espacio disponible con que cuenta el área de comedor o el que se vaya a utilizar para ese fin, para conocer la cantidad aproximada de mesas, sillas, salas y equipo con que se va a contar.

El mobiliario utilizado en el comedor deberá estar acorde a las dimensiones, tanto del comedor como del restaurante, para poder ofrecer un servicio más eficiente.

Por otro lado, cuando se requiere de un servicio para un evento, esto se coordina entre el capitán de meseros y el encargado de eventos para poder ofrecer el servicio de primera y cumplir con las necesidades del evento y del cliente. Para proporcionar un buen servicio es necesario contar con el equipo correcto, así como también con el mobiliario necesario como:

1. Mesas: cuadrada, rectangular o redonda.
2. Sillas.
3. Estación de servicio.
4. Charolas para servicio.
5. Loza: platos en general.
6. Plaque: cubiertos y platones para el servicio.
7. Mantelería: manteles, molletones y servilletas.

Restaurantes, salones y locales en renta

Factores a considerar al seleccionar un lugar para tu evento

En un restaurante o local también pueden celebrarse todo tipo de eventos sociales, bodas, ceremonias civiles y reuniones de empresa. Podemos encontrar espacios que, dependiendo del giro o enfoque que le demos a nuestro evento, puede cumplir con nuestras expectativas. Para elegir un determinado espacio como sede de lo que vayamos a realizar, podemos evaluar si cuenta con:

1. Jardines
2. Salones independientes para la celebración
3. Carpas
4. Bar
5. Decoración floral
6. Transporte:
servicio de taxis
7. Amenizaciones de música como: Dj, grupo, trío de cuerda, cantante de jazz, entre otros
8. Cuidado infantil
9. Amplio estacionamento
10. Asesoramiento y estilismo del evento
11. Calidad y originalidad de los alimentos

El Banquete y el Catering

Un banquete, es una comida celebrada con ostentación, como una fiesta privada o pública. Puede incluso ser masiva o celebrada al aire libre. Aunque el objetivo genérico de cualquier banquete es la reunión en torno a una mesa y el deleite común de los sentidos, suelen tener un propósito particular, festivo o de celebración, vinculado a alguna ceremonia, especialmente los eventos familiares como las bodas o aniversarios.

La importancia de un banquete se mide, por un lado, por la calidad o cantidad de los platillos y las bebidas; y por otro, por el número de invitados o comensales. La persona que convoca, organiza y corre con los gastos del banquete se denomina anfitrión y puede o no coincidir con el homenajeado, aquél a quien el banquete se dedica, que debe ser el principal agasajado.

Y como complemento de un banquete, al servicio de alimentos que se brinda se le denomina catering, el cual provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole.

En algunos casos, los salones de fiestas u hoteles y empresas del rubro, proveen este servicio junto al alquiler de sus instalaciones; en otros casos, hay empresas especializadas para elaborar y trasladar los alimentos al sitio que disponga el cliente.

En el servicio se puede incluir desde la propia comida, la bebida, la mantelería y la cristalería; hasta el servicio de cocineros, meseros y personal de limpieza posterior al evento.
Este servicio se proporciona normalmente en banquetes, convenciones y bodas. De una empresa de catering o especialista, se espera que sepa cómo preparar los alimentos y que sean atractivo.

La tendencia es hacia la satisfacción de los clientes en todos los sentidos, con la comida como un punto principal. Con la atmósfera correcta, el evento profesional de la hostelería con experiencia puede hacer un evento especial y memorable.

En una propuesta global, el formal catering de servicio completo es probable que incluya un menú especial para clientes que puedan tener necesidades dietéticas o religiosas a considerar.

Gabriela Ríos; Coordinadora de eventos especiales de Holiday Inn

Un evento, como bien sabemos, consiste en la planeación y organización de una reunión con el fin de celebrar un acontecimiento en especial sea social, empresarial, deportivo, cultural, religioso, entre muchos más.”

Como coordinadora de eventos especiales, durante la planeación de un evento, es el momento donde cuido hasta el mínimo detalle. En esta etapa recopilo toda la información de nuestro cliente y por parte nuestra cómo se brindará el servicio. Lo logro a través de un sondeo objetivo, aclarando dudas y definiendo los gustos de cada cliente en particular; esto me ayuda a coordinar el evento para que resulte todo un éxito. También de esta forma evito que surja algún contratiempo en el momento que se está llevando acabo el evento y lograr siempre satisfacer al cliente.

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Hay un sin fin de factores que podemos tomar en cuenta, desde prospectar las necesidades, establecer un presupuesto, contar con buen gusto y creatividad, ser organizada, saber tomar decisiones y siempre realizar check list en el día de ejecución.

La atención al detalle es el factor de mayor importancia en todo evento, ya que ésta nos ayudará a corregir cualquier situación previa. Mediante el seguimiento y cumplimiento de nuestro check list, y tomando en cuenta la supervisión visual previa al evento, tendremos tiempo suficiente para las correcciones necesarias en caso de algún contratiempo.

El modelo a seguir para lograr un evento exitoso es saber conjuntar los factores antes mencionados, dar lo mejor de nuestros servicios, principalmente actitud, y contar con la supervisión antes del evento. Y como recomendación, cuando surja algún problema siempre hay que conservar la calma y actuar con eficacia, ya que ésta es la mejor manera para tomar una decisión de exitosa, tomando en cuenta nuestra experiencia. Y por último, en este mundo de los servicios siempre hay que estar a la vanguardia, en una constante retroalimentación de nuevas ideas para ofrecer al cliente lo mejor y lo más actual.

Contacto:
eventoshinn@vallegrande.com.mx
Teléfono: (662)289-1706

Maritza Cortés Montiel; Propietaria de la Cajita Roja

“A la hora de organizar cualquier fiesta existen muchos factores a considerar, desde el tipo de evento, el tema del mismo, el tiempo de preparación, las invitaciones, el menú, los souvenirs, el mobiliario, la decoración, el espacio donde se llevará a cabo, entre muchísimas cosas más”.

“Hoy en día la organización de fiestas temáticas se ha convertido en algo cotidiano. Por lo general se elige un tema para la fiesta y se procura que la decoración, la cristalería, cubertería, mantelería y los postres, como el pastel, sean acordes a ese tema”. La creatividad es la clave si queremos sorprender a nuestros invitados y no caer en lo trillado.