Antes de organizar cualquier evento debemos de seguir la ruta que marca una “mente administrativa”, conoce los ocho puntos claves antes de organizar un evento:
1. ¿Qué clase de evento quieres realizar?
Se refiere al tipo de reunión y estilo de servicio. Definimos qué clase de evento queremos realizar; desayuno, comida, cena informal o formal. En este primer paso de la planeación pensamos en el menú, que es exactamente el programa que nos va a definir el resto de las actividades.
2. ¿A quién va dirigido el evento?
Determinar a quiénes va dirigido el evento, edad, sexo, características personales.
3. ¿Para qué estás organizando el evento?
Se refiere a determinar los objetivos del evento: festejar a un familiar, reunir a un grupo de amigas que no se ven desde hace tiempo, cumplir con un compromiso, cerrar un negocio, etc.
4. ¿Con qué recursos contamos para realizar el evento?
Son los recursos con los que contamos: humanos (meseros, cocineros, músicos), económicos (presupuesto), materiales (mobiliario y equipo, decoración), de espacio (jardín, local, salón) y tiempo.
5. ¿Cómo será el evento?
Es el procedimiento de las actividades que se van a realizar, distribuyéndolas de acuerdo a la importancia y el orden con el que se van a ejecutar. El organizador del evento dictará este punto.
6. ¿Quién será el responsable de realizar?
Se refiere a distribuir por anticipado las funciones personales; quién va a comprar, invitar, servir, recibir. Hay que saber delegar.
7. ¿Cuándo se realizarán las actividades previas al evento?
Distribuir las actividades en cuanto al tiempo; una semana antes, un día antes, el mismo día o en el momento.
8. ¿Dónde y cómo se realizará las actividades del evento?
Es la distribución de las actividades en el espacio; dónde voy a servir, dónde se van a sentar mis invitados, dónde se van a preparar las bebidas.
Con estos ocho puntos clave antes de organizar un evento te ayudará a ser una excelente anfitriona.
